Dokument- administrasjon
Document management; også kalt dokumentforvaltning; inngår i informasjonsledelse.
"En god dokumentadministrasjon krever en intelligent ledelse som sikrer at den er utformet og blir utnyttet effektivt, slik at den gir effekter ut over det trivielle. Det er det næringslivet trenger" (Karl Kalseth, 1996)
Kunnskapsgartnerne om dokumentadministrasjon:
Boka kan bestilles fra NKI-forlaget.
Dokumentbehandling og -forvaltning satt inn i en virksomhetssammenheng, kaller vi dokumentadministrasjon. Alle som i en eller annen sammenheng har hatt med slike oppgaver å gjøre, vet at de ikke er trivielle eller enkle å takle. Allikevel er arkiv og dokumentforvaltning noe "alle" har meninger om. Det skyldes bl.a. at dokumentadministrasjonen har sterke eller svake forbindelser til de aller fleste aktivitetsområdene i en virksomhet.
Moderne dokumentadministrasjon dreier seg om å effektivere arbeidsprosesser gjennom å endre fokus:
-
fra papirbasert til elektronisk dokument- og saksbehandling
-
fra manuell arkivering til elektronisk registrering og fulltekstlagring
-
fra postforsendelser til elektronisk distribusjon, elektroniske skjema og elektronisk tilgjengeliggjøring
-
fra manuell informasjonssøking til gjenfinning på tvers av kilder og dokumentlagre
-
fra isolerte dokumentsiloer til integrasjon i de riktige arbeidsprosessene på riktig steg i prosessene
-
fra å være en ekstra arbeidsbelastning til å bli en forutsetning for en godt utført jobb
-
og mye, mye mer.
Dokumentadministrasjonen omfatter det overordnede ansvaret for planlegging, styring og gjennomføring av den praktiske dokumentforvaltningen som en ressurs i virksomheten, offentlig eller privat.
Dokumentforvaltningen omfatter egenproduserte og mottatte (innhentede) dokumenter og dermed dokumentutforming, -produksjon, -fangst, -lagring, -distribusjon og -gjenfinning.
Vi vet at faglig og kompetent ledelse av dokumentadministrasjonen kanskje er den aller viktigste komponenten for å sikre en helhet på en praktisk og kostnadseffektiv måte, og slik at den gir forventede effekter for virksomheten.
Vi vet at god dokumentadministrasjon ikke kjøpes fra en systemleverandør. Det handler heller om "god, gammeldags" struktur og orden - god arbeidskultur og gode holdninger. Men riktig teknologi er viktig for å forenkle arbeidsutøvelsen.
Vi utformer god dokumentforvaltning for alle typer virksomheter.
