Kunnskapsgartnerne utformer god arkiv- og dokumentforvaltning for alle typer virksomheter
Alle som har med arkiv- og dokumentforvaltning å gjøre, vet at oppgavene ikke er trivielle eller enkle å takle. Allikevel er dette et fagfelt «alle» har meninger om. Det kan skyldes bl.a. at arkiv- og dokumentforvaltningen har både sterke og svake forbindelser til de aller fleste aktivitetsområdene i en virksomhet.
Moderne arkiv- og dokumentforvaltning dreier seg om å effektivere arbeidsprosesser gjennom å endre fokus:
- fra papirbasert til elektronisk (digital) dokument- og saksbehandling
- fra manuell arkivering til elektronisk (digital) registrering og fulltekstlagring
- fra postforsendelser til elektronisk (digital) distribusjon, digitale skjema og digital tilgjengeliggjøring
- fra manuell informasjonssøking til gjenfinning på tvers av kilder og dokumentlagre
- fra isolerte dokumentsiloer til integrasjon i de riktige arbeidsprosessene på de riktig steg i prosessene
- fra å være en ekstra arbeidsbelastning til å bli en forutsetning for en godt utført jobb
- …og mye, mye mer
Arkiv- og dokumentforvaltning omfatter det overordnede ansvaret for planlegging, styring og gjennomføring av den praktiske forvaltningen av dokumenter som en ressurs i virksomheten, offentlig eller privat.
Arkiv- og dokumentforvaltning omfatter alle egenproduserte og mottatte (innhentede) dokumenter og dermed dokumentutforming, -produksjon, -fangst, -lagring, -distribusjon og -gjenfinning.
Vi vet at kompetent og faglig ledelse av arkiv- og dokumentforvaltningen kanskje er den aller viktigste komponenten for å sikre en helhet på en praktisk og kostnadseffektiv måte, og slik at den gir forventede effekter for virksomheten.
Vi vet at god arkiv- og dokumentforvaltning ikke kan kjøpes fra en systemleverandør. Det handler heller om «god, gammeldags» struktur og orden – god arbeidskultur og gode holdninger. Men riktig teknologi tilstrekkelig godt implementert er ikke bare viktig, men en forutsetning. Her kan alle virksomheter bli bedre.